Personal planen — und sehen, was sich rechnet
Wer ist nächste Woche wo, wer fällt aus, wer ist doppelt verplant? Und am Ende des Monats: welcher Mitarbeiter, welches Projekt hat Geld verdient? BauNormal beantwortet beides aus denselben Daten — dem Wochenplan, den Abwesenheiten und den Stunden, die auf der Baustelle ohnehin erfasst werden.
Fünf Herausforderungen in der Personalplanung — und was sich ändert
Ihre Mitarbeiter sind schwer planbar: Der Plan steht auf der Tafel, im Kopf und in drei Excel-Dateien.
Personal und Geräte stehen im selben Wochenraster, umschaltbar zwischen Personen- und Projektsicht. Rechts neben jeder Person: gebuchte gegen verfügbare Stunden.
Ein Plan, den alle sehen — und der am Montag noch stimmt.
Urlaub und Krankenstand kommen dazwischen, und der Plan weiß nichts davon.
Abwesenheiten stehen im selben Kalender. Mitarbeiter beantragen Urlaub und Zeitausgleich am Handy, Sie geben frei; Fenstertage und Betriebsurlaub trägt der Betriebskalender für alle ein. Die Verfügbarkeit rechnet das von selbst heraus.
Sie planen mit den Stunden, die wirklich da sind.
Jemand ist auf zwei Baustellen gleichzeitig eingeteilt.
Überbuchungen erscheinen als Hinweis mit Sprungziel und „Umplanen“ — in Stunden benannt, nicht nur als rote Farbe.
Der Konflikt fällt im Büro auf, nicht am Montag um sieben auf der Baustelle.
Es fehlt die Übersicht, welche Stunden auf welchem Auftrag liegen — für die Abrechnung und die Nachkalkulation.
Die Stunden kommen aus der Zeiterfassung direkt ins Projekt: je Leistungsgruppe, als Regie und im Soll-Ist-Vergleich gegen die Kalkulation.
Sie sehen je Auftrag, wo Stunden über- oder unterschritten sind — und was als Regie abzurechnen ist.
Man ahnt, welche Partie gut läuft — aber belegen lässt es sich nicht.
Die Rentabilitätsauswertung stellt je Person und je Gerät verrechenbare Quote, Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag nebeneinander, dazu den Trend über 26 Wochen.
Entscheidungen über Partien, Aufträge und Neueinstellungen stehen auf Zahlen statt auf Gefühl.
Vom Wochenplan zur Rentabilität — ohne doppelte Eingabe
Geplant wird einmal, erfasst wird auf der Baustelle, ausgewertet aus beidem. Jede Stufe nutzt die Daten der vorigen.
Stammdaten — einmal angelegt
Je Mitarbeiter Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch, verrechenbarer und interner Stundensatz. Der Deckungsbeitrag je Stunde steht direkt in der Zeile; fehlende Sätze werden markiert.
Planen — im Wochenraster
Projektzuweisungen, Gerätebuchungen und Abwesenheiten in einem Raster. Die Wochensumme zeigt Restkapazität oder Überstunden im Klartext.
Erfassen — auf der Baustelle
Die Mitarbeiter stempeln am Handy und buchen auf den Auftrag. Fehlende Zeiten erinnern sich selbst.
Freigeben — Woche für Woche
Die Zeitfreigabe prüft nach Arbeitszeitgesetz und gibt die Stunden an die Lohnverrechnung weiter.
Auswerten — Auslastung und Rentabilität
Auslastung, verrechenbare Quote und Deckungsbeitrag je Person, je Gerät und je Projekt — mit der Aufschlüsselung, wo nicht verrechnete Stunden liegen.
Wochensumme und Konflikte in der Zeile
Personal und Maschinen im selben Wochenraster: Projektzuweisungen, Urlaub, Krankenstand, Gerätebuchungen. Neu ist die Wochenspalte rechts — gebuchte gegen verfügbare Stunden je Person, mit Restkapazität oder Überstunden im Klartext statt im Tooltip.
Ressourcenplanung wird nach Nutzung abgerechnet: 1 € pro Woche je aktivem Personaleintrag. Mitarbeiter-Zugänge für die mobile Erfassung sind kostenlos und belegen keinen Sitz.
- Wochensumme je Person: gebucht gegen verfügbar
- Überbuchung als Banner mit Sprungziel und „Umplanen“
- Verfügbarkeit automatisch um Urlaub und Krankenstand bereinigt
- Wechsel zwischen Personen- und Projektsicht im selben Raster
KW-Raster mit Wochensummenspalte; das Konfliktbanner nennt die Überbuchung in Stunden, nicht in Farbe.
Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich — im selben Kalender
Abwesenheiten stehen dort, wo geplant wird: im Ressourcenkalender. Mitarbeiter beantragen Urlaub und Zeitausgleich am Handy, freigegeben wird mit einem Klick — erst ein freigegebener Antrag zählt in Planung, Kapazität und Lohnexport. Fenstertage und Betriebsurlaub trägt der Betriebskalender einmal für alle ein.
- Urlaubsantrag mit Freigabe oder begründeter Ablehnung
- Nur Arbeitstage zählen: Urlaub Mo–So verbraucht bei der Fünftagewoche fünf Tage
- Feiertage im Urlaub bleiben Feiertage
- Betriebskalender für freie Tage und Betriebsurlaub
Auslastung & Rentabilität je Ressource
Welche Ressource verdient, welche kostet: verrechenbare Quote, Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag — je Person und je Gerät in derselben Tabelle. Nicht verrechnete Stunden sind aufgeschlüsselt, inklusive der Kategorie „ohne Zuordnung“, die meist der größte Hebel ist.
- Verrechenbare Quote gegen Zielwert
- 26-Wochen-Auslastungstrend mit Legende gearbeitet / verfügbar / über 100 %
- Deckungsbeitrag je Projekt mit Soll-Ist-Abweichung der Stunden
- Standzeiten mit Vorhaltekosten beziffert
Personen und Geräte in einer Tabelle; rechts die Aufschlüsselung der nicht verrechneten Stunden.
Personal mit Deckungsbeitrag je Stunde
Person, Zeit und Sätze getrennt statt elf Spalten nebeneinander. Der Deckungsbeitrag je Stunde — verrechenbar minus intern — steht direkt in der Personenzeile; fehlende Sätze werden als Warnung markiert, nicht als leere Zelle.
- Deckungsbeitrag je Stunde in der Zeile
- Fehlende Sätze als Warnung markiert
- Urlaubstage, Eintritt und Wegzeitpauschale über „Spalten“ einblendbar
- Laufende Kosten je aktivem Eintrag transparent
Welche Ressource verdient, welche kostet
Die Auswertung ist kein Zusatzbericht, sondern entsteht aus Plan und erfassten Stunden. Vier Kennzahlen tragen die meisten Entscheidungen:
Verrechenbare Quote
Wie viel der Arbeitszeit auf Aufträgen liegt, die Erlös bringen — gegen einen Zielwert. Die nicht verrechneten Stunden sind aufgeschlüsselt, „ohne Zuordnung“ eingeschlossen.
Deckungsbeitrag je Person und Gerät
Erlös minus Kosten aus den hinterlegten Sätzen — in derselben Tabelle für Menschen und Maschinen.
Deckungsbeitrag je Projekt
Mit der Soll-Ist-Abweichung der Stunden gegen die Kalkulation: wo ein Auftrag aus dem Ruder läuft, solange man noch gegensteuern kann.
Auslastung im Trend
26 Wochen, gearbeitet gegen verfügbar, über 100 % markiert. Daran sieht man, ob Neueinstellungen oder Subunternehmer anstehen.
Wer könnte wo einspringen? So entsteht ein Vorschlag
Ein Mitarbeiter ist nur den halben Tag eingeteilt, zwei Straßen weiter liegt ein Vorgang im Verzug — das sollte niemand im Kopf zusammenrechnen müssen. Der Einsatzvorschlag verbindet freie Stunden, offenen Bedarf und Entfernung zu einer Liste von Vorschlägen, jeder mit seiner Begründung. Gerechnet wird nachvollziehbar, nicht von einem Optimierer: dieselben Daten ergeben dasselbe Ergebnis.
Freie Zeit finden
Je Person und Arbeitstag: Normstunden minus bereits Geplantes. Vorgeschlagen wird ab einem halben Tag (3 Stunden); Urlaub und Krankenstand zählen als null. Zur Lücke gehört der Ort des Tages — die Baustelle, auf der die Person ohnehin steht, sonst der Firmensitz.
Bedarf aus dem Terminplan
Laufende Vorgänge mit Gewerk, Verzug und Restaufwand — Soll-Stunden aus der Kalkulation minus Geplantes und bereits Erfasstes. Fehlt die Kalkulation, steht „Aufwand unbekannt“ da, statt eine Zahl zu raten.
Nähe prüfen
Über die hinterlegte Wegzeit, sonst über die Luftlinie; vorgeschlagen wird bis etwa 30 Minuten Fahrt. Fehlen Koordinaten einer Baustelle, wird das genannt.
Bewerten
Passendes Gewerk, Verzug, wie viel vom Restaufwand gedeckt wird, Nähe und ob die Person in den letzten zwei Wochen schon dort war — abzüglich der Wegzeitkosten. Nie über die Normarbeitszeit.
Hinweise
Wo Fahrten sich bündeln ließen, wo ein Vorgang im Verzug ist und niemand frei ist, wo eine Partie auseinandergerissen würde.
Übernehmen
Einzeln oder alle auf einmal — daraus werden normale Einträge im Kalender, geprüft auf Arbeitstag, Feiertag und Betriebskalender wie jede andere Planung.
Hinweis: Der Einsatzvorschlag läuft im Pilotbetrieb und wird je Organisation auf Anfrage freigeschaltet. Voraussetzung ist eine Adresse an den Projekten — daraus kommen die Koordinaten für die Nähe.
Planung, Zeit und Geräte hängen zusammen
Die Stunden kommen aus der Zeiterfassung, die Geräte aus demselben Kalender — und wer frei ist, schlägt der Einsatzvorschlag vor.
Stempeln am Handy, buchen am Tagesende
Die Zeitaufzeichnung ist keine Stempeluhr mit Nebenzweck, sondern die Grundlage für drei Dinge: die gesetzliche Aufzeichnungspflicht, die Lohnverrechnung und die Abrechnung von Regieleistungen. Deshalb wird zweistufig erfasst — laufend gestempelt, am Tagesende auf Projekt und Position gebucht.
Erfasst wird ausschließlich mobil unter „Baustelle“. Gebucht wird auf Leistungsgruppen, nicht auf einzelne LV-Positionen — eine Positionsauswahl wäre am Bau zu kleinteilig.
- Kommen · Pause · Wegzeit · Gehen, mit Baustellenerkennung — nie stillschweigend gesetzt
- Stunden am Tagesende auf Leistungsgruppe oder Regie buchen
- Regie getrennt geführt: Gegenzeichnung der ÖBA ist Voraussetzung
- Vorarbeiter erfasst für die ganze Kolonne, jeder sieht seine Zeit und kann widersprechen
Maschinen: Einsatzort, Prüfung, Stundensatz
Je Gerät die drei Fragen von der Baustelle: Wo steht es, wann ist die wiederkehrende Prüfung fällig, was kostet die Stunde. Kollidiert ein Prüftermin mit einem laufenden Einsatz, meldet das die Software, bevor das Gerät stillsteht.
- Prüftermine mit Vorwarnung und Konflikt zum laufenden Einsatz
- Stundensatz kommt aus dem K6-Blatt — einmal gepflegt, nicht doppelt
- Einsatzort, Prüfdatum und Satz in einer Zeile
- 30-Tage-Auslastung je Gerät, Prüftermine exportierbar
Einsatzvorschlag: wer könnte wo einspringen
Wenn ein Mitarbeiter nur den halben Tag eingeteilt ist und zwei Straßen weiter ein Vorgang im Verzug liegt, sollte das niemand im Kopf zusammenrechnen müssen. Der Einsatzvorschlag verbindet freie Stunden, offenen Bedarf und Entfernung zu einer Liste von Vorschlägen — jeder mit der Begründung daneben. Gerechnet wird nachvollziehbar, nicht von einem Optimierer: dieselben Daten ergeben dasselbe Ergebnis.
Pilotbetrieb: wird je Organisation auf Anfrage freigeschaltet und ist noch nicht buchbar. Voraussetzung ist eine Adresse am Projekt — daraus kommen die Koordinaten für die Nähe.
- Lücken ab einem halben Tag (3 h), Abwesenheiten zählen als null
- Bedarf aus laufenden Terminplan-Vorgängen: Gewerk, Verzug, Restaufwand aus der Kalkulation
- Nähe über die hinterlegte Wegzeit, sonst Luftlinie — Schwelle 30 Minuten
- Fehlt die Kalkulation, steht „Aufwand unbekannt“ da, statt eine Zahl zu raten
- Eintragen einzeln oder alle — daraus werden normale Kalendereinträge, nie über die Normarbeitszeit
Was Betriebe vorher wissen wollen
Was kostet die Ressourcenplanung?
Sie wird nach Nutzung abgerechnet: 1 € pro Woche je aktivem Personaleintrag. Mitarbeiter-Zugänge für die mobile Erfassung sind kostenlos und belegen keinen Platz im Abo.
Kann ich Personal und Geräte gemeinsam planen?
Ja. Beide stehen im selben Wochenraster und im selben Kalender; Gerätebuchungen, Projektzuweisungen und Abwesenheiten sehen Sie nebeneinander.
Wie kommen Urlaub und Krankenstand in den Plan?
Über den Ressourcenkalender. Urlaub und Zeitausgleich beantragen Mitarbeiter am Handy; erst ein freigegebener Antrag zählt in Planung, Kapazität und Lohnexport. Gesetzliche Feiertage kennt die Anwendung, freie Tage und Betriebsurlaub tragen Sie im Betriebskalender ein.
Woher kommen die Zahlen für die Rentabilität?
Aus den Stundensätzen in den Personal- und Gerätestammdaten und aus den erfassten, auf Aufträge gebuchten Stunden. Nichts davon muss für die Auswertung eigens eingegeben werden.
Was ist der Einsatzvorschlag, und kann ich ihn schon nutzen?
Er schlägt vor, wer mit freien Stunden auf eine nahe Baustelle mit Bedarf wechseln könnte — jeder Vorschlag mit Begründung, übernommen wird nur, was Sie bestätigen. Er läuft im Pilotbetrieb und wird je Organisation auf Anfrage freigeschaltet.
Brauche ich dafür die Zeiterfassung?
Für die Planung nicht. Für Ist-Stunden, Soll-Ist-Vergleich und Rentabilität ja — dort kommen die Stunden her.
Zeiterfassung am Bau →Geräte und Maschinen verwalten →Alle Funktionen für Ressourcen & Personal →
So läuft es in der Praxis
Ressourcen planen — Personal, Geräte, Kalender
Personalstamm und Gerätepark pflegen, tageweise auf Projekte einplanen, Urlaub freigeben, Auslastung sehen, Prüftermine im Blick behalten — und sich Einsätze vorschlagen lassen.
Zeiterfassung auf der Baustelle — Stunden bis zur Lohnverrechnung
Zeiterfassung am Bau: Stempeln am Handy, Buchen auf Leistungsgruppen, Zulagen, Wochenfreigabe, Stundenzettel und Lohnexport — die ganze Kette.
Kennzahlen und Auswertungen richtig lesen
Auftragssumme, Fertigstellungsgrad, Deckungsbeitrag, ABC-Analyse und Rentabilität je Ressource — was die Zahlen bedeuten und wo sie herkommen.
Planen Sie die nächste Woche in BauNormal
Dreißig Tage voller Funktionsumfang, ohne Zahlungsdaten. Legen Sie Ihre Partie an, planen Sie eine Woche — die Auswertung wächst mit jeder erfassten Stunde.