Ressourcen planen — Personal, Geräte, Kalender

Wer ist nächste Woche wo, wer ist frei, welches Gerät steht wo — und wann ist die nächste Kranprüfung fällig? Diese vier Fragen stellen sich jeden Montag, und ihre Antworten hängen meistens an einer Excel-Tabelle und einem Gedächtnis. Dieser Artikel zeigt, wie Personal und Geräte in BauNormal geplant werden. Die Anwendung rechnet Kapazitäten samt Feiertagen, warnt vor Prüfterminen mitten im Einsatz und macht aus dem Urlaubswunsch einen geregelten Weg mit Antrag und Freigabe.

Was Sie danach haben

Eine Antwort auf die Frage, die jeden Montag gestellt wird: Wer ist diese Woche wo, wer ist noch frei, und welches Gerät steht auf welcher Baustelle. Dazu die Grundlage für alles, was danach kommt — Zeiterfassung, Kosten je Projekt, Rentabilität je Ressource.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Kapazität wird gerechnet, nicht gezählt: Normstunden je Person, abzüglich Wochenende, Feiertag, Urlaub und Krankenstand — Tag, Woche oder Monat.
• Der Terminplan färbt den Kalender: Wo laut Bauzeitplan gearbeitet wird, aber niemand eingeplant ist, sieht man es sofort.
• Überstunden und Überbuchungen melden sich farblich, bevor sie zum Problem werden.
• Prüftermine der Geräte mit Vorwarnung — samt Hinweis auf den Einsatz, der dadurch gefährdet ist. Gesperrt wird nichts, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
• Urlaubsanträge kommen vom Handy, werden in der Planung freigegeben oder mit Grund abgelehnt — und zählen erst nach der Freigabe in Kapazität und Lohn.

Voraussetzungen

• Eine Organisation. Die Daten sind ausschließlich für sie sichtbar, auch wenn ein Projekt von einer anderen Firma angelegt wurde.
• Anlegen und Kostensätze ändern dürfen Administration und Eigentümer — ein Personaleintrag ist eine kostenpflichtige Buchung (je aktivem Eintrag ein laufender Beitrag, derzeit 1 € je Woche). Wer das Recht nicht hat, sieht statt „Person hinzufügen" den Weg, die Administration darum zu bitten.

Personal ist nicht dasselbe wie ein Zugang

Ein Personaleintrag ist ein Stammdatum: Name, Position, Einstufung, Arbeitszeit, Kostensätze. Er hat mit Logins nichts zu tun. Ein Zugang ist etwas anderes und wird getrennt vergeben — ein Mitarbeiter, der Zeit erfassen soll, bekommt einen eigenen Einladungsweg, der nur die Baustellen-Funktionen zeigt und keinen Platz belegt.

Was Sie je Person erfassen:

• Position und Einstufung (Geselle, Facharbeiter, Polier, Meister) — Freitext mit Vorschlägen, weil Betriebe unterschiedliche Systeme haben. „Vorarbeiter" in der Position schaltet übrigens die Kolonnen-Erfassung frei.
• Normarbeitszeit je Woche und Arbeitstage je Woche — daraus rechnet die Anwendung die Tagesnormstunden.
• Verrechenbarer und interner Stundensatz sowie eine Wegzeitpauschale.
• Personalnummer der Lohnverrechnung — Pflicht für den Lohnexport.

Wer ausscheidet, wird deaktiviert, nicht gelöscht: Abrechnungshistorie und Kalendereinträge bleiben erhalten, und die laufende Abrechnungsperiode zählt noch, die nächste nicht mehr.

Geräte und ihre Prüftermine

Geräte werden mit internen Kosten (Tag, Woche, Monat) geführt und wie Personal auf Projekte eingeplant. Der eigentliche Gewinn liegt bei den wiederkehrenden Prüfungen:

• Sie tragen den nächsten Prüftermin aus dem Prüfbericht ein, dazu optional die letzte Prüfung und ein Intervall zur Vorschlagsrechnung.
• Der Zustand steht daneben: aktuell (mehr als 28 Tage hin), fällig (innerhalb von 28 Tagen), überfällig — oder kein Termin. Das Letzte ist ausdrücklich keine Freigabe, sondern heißt nur, dass die Anwendung nichts weiß.
• Die Warnkarte nennt den Konflikt: „Einsatz 12.03.–29.03." unter einem Termin, der mitten in diesen Zeitraum fällt.

Warum die Anwendung die Frist nicht selbst rechnet: Es gibt keine einheitliche. Wiederkehrende Prüfungen richten sich nach der Arbeitsmittelverordnung und der jeweiligen ÖNORM und unterscheiden sich je Geräteart — Kran, Erdbaumaschine und Hebebühne haben nicht dieselbe. Gesperrt wird deshalb nichts; die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Schritt für Schritt

1. Personal anlegen — vollständig, samt Personalnummer und Sätzen.
2. Geräte anlegen und die Prüftermine eintragen.
3. Im Kalender einplanen: Zeile Person, Spalte Tag. Eine Zuweisung ist ein Projekt mit Stunden je Tag — oder Urlaub, Krankenstand, Frei, Sonderurlaub, Internes.
4. Mehrtages-Einsätze in einem Zug: Wochentage wählen (Standard Montag bis Freitag), Stunden je Tag oder eine Gesamtstundenzahl für den Zeitraum. Tage, an denen die Person schon Urlaub oder Krankenstand hat, werden übersprungen.
5. Auslastung prüfen — Tag, Woche oder Monat, filterbar nach Einstufung. Samstag, Sonntag und Feiertage zählen mit null Stunden; „frei" ist Normstunden minus gebuchte Stunden, „überbucht" das Gegenteil.
6. Urlaubsanträge entscheiden (siehe unten).

Zwei Handgriffe, die viel Zeit sparen: markierte Zuweisungen lassen sich gemeinsam um denselben Tagesversatz ziehen, und eine einzelne Zuweisung zieht man auf eine andere Person, um sie umzubuchen.

Was die Farben sagen

• Teal hinterlegtes leeres Feld: Hier liegt laut Terminplan ein Zeitraum dieses Projekts, aber es ist niemand eingeplant.
• Gelb oder rot am Chip: Die Wochenarbeitszeit dieser Person ist überschritten.
• Ganzer Tag rot: mehr als zwölf gebuchte Stunden an einem Tag.
• Grau: Wochenende oder Feiertag.
• Gelber Banner: Der Terminplan eines eingeplanten Projekts hat sich verschoben.

Urlaub: beantragen und freigeben

Krankenstand trägt der Mitarbeiter nicht selbst ein — das erfasst die Ressourcenplanung.

Ein offener Antrag zählt nirgends mit: nicht in der Kapazität, nicht in der Auslastung, nicht im Lohnexport. Er ist ein Wunsch, keine Abwesenheit — sonst hätte es jeder in der Hand, sich per Antrag aus der Planung zu nehmen, und im Lohnlauf würde ein Solltag belegt, über den noch niemand entschieden hat. Sichtbar ist er trotzdem, denn die Planung soll ihn sehen, bevor sie entscheidet.

Über dem Kalender steht die Karte „Offene Anträge" mit Freigeben und Ablehnen — sie verschwindet, wenn nichts offen ist. Ein abgelehnter Antrag bleibt mit Grund stehen; der Mitarbeiter sieht ihn samt Begründung.

Einsatzvorschlag: wer könnte wo einspringen (Pilot)

Wenn jemand nur den halben Tag eingeteilt ist und zwei Straßen weiter ein Vorgang im Verzug liegt, sollte das niemand im Kopf zusammenrechnen müssen. Der Abschnitt Einsatzvorschlag tut es für einen Zeitraum — standardmäßig die nächste Woche — und legt jede Zeile mit ihrer Begründung vor.

Gerechnet wird aus drei Zutaten, die Sie ohnehin schon pflegen:

Bewertet wird nach Gewerk-Treffer, Verzug, Deckung des Restaufwands, Nähe und Kontinuität (wer schon dort war, bleibt eher dort), abzüglich der Wegzeitkosten. Kein Optimierer: Dieselben Daten ergeben dasselbe Ergebnis, und die Begründung steht daneben, statt in einem Modell zu verschwinden. Fehlt die Kalkulation, steht „Aufwand unbekannt" da — eine geratene Stundenzahl wäre schlimmer als keine.

Dazu kommen Hinweise, die aus der Gesamtschau entstehen: mehr als 45 Minuten Wegzeit an einem Tag (Fahrten bündeln), ein Vorgang im Verzug ohne jemanden darauf, eine auseinandergerissene Kolonne.

Übernehmen können Sie einzeln oder alles auf einmal — daraus werden normale Kalendereinträge, die durch dieselbe Prüfung laufen wie ein von Hand gesetzter. Über die Normarbeitszeit hinaus plant der Vorschlag nie.

Was Sie dafür brauchen: eine Adresse am Projekt (daraus kommen die Koordinaten) und einen Hauptstandort der Organisation, damit ein Tag ohne Einsatz einen Ausgangsort hat. Der Abschnitt ist ein Pilot und wird je Organisation freigeschaltet; fragen Sie danach, wenn Sie ihn brauchen.

Häufige Fehler

• Kostensätze leer lassen. Ohne internen Satz gibt es keine Personalkosten je Projekt und keine Rentabilität je Ressource.
• Personal löschen wollen. Deaktivieren ist der richtige Weg — die Historie bleibt.
• Prüftermine erst eintragen, wenn sie fällig sind. Der Nutzen liegt in der Vorwarnzeit.
• Nur planen, nie erfassen. Der Kalender ist das Soll; das Ist kommt aus der Zeiterfassung, und erst beides zusammen ergibt eine Aussage.

Was danach sinnvoll ist

Das Ist dazu: Stunden erfassen und abrechnen. Was am Ende herauskommt, steht in Kennzahlen und Auswertungen — dort auch die Rentabilität je Person und je Gerät.