Kennzahlen und Auswertungen richtig lesen

„Wie steht das Projekt?" ist schnell gefragt und selten belastbar beantwortet. Dieser Artikel erklärt die Kennzahlen, die zählen — Auftragssumme, Fertigstellungsgrad, Deckungsbeitrag, ABC — und vor allem die Frage dahinter: woran liegt die Abweichung? BauNormal rechnet sie aus den vorhandenen Auftrags-, Aufmaß- und Rechnungsdaten, zerlegt die Abweichung restlos in ihre Gründe und nennt zu jeder Zahl den Stand, zu dem sie gerechnet wurde.

Was Sie danach haben

Zahlen, mit denen man entscheiden kann, statt Zahlen, die man zur Kenntnis nimmt. Vor allem eine Antwort auf die Frage, die am Monatsende zählt: woran liegt die Abweichung — an Mehrmengen, an anderen Preisen, an Leistungen ohne Auftragsposition oder an Stunden.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Keine zusätzliche Erfassung. Alles kommt aus dem, was ohnehin im Projekt steht.
• Die Karte „Woran es liegt" zerlegt die Abweichung in Mehrmengen, Preisabweichung und Leistungen ohne Auftragsposition — mit Betrag, und die Summanden ergeben genau die Abweichung.
• Ehrliche Zwischenstände: Mindermengen werden erst mit einer Schlussrechnung zum Befund, vorher sind sie offener Restauftrag.
• ABC-Analyse zeigt die 10 bis 20 % der Positionen, an denen 80 % des Auftragswerts hängen — dort lohnt Prüfen.
• Rentabilität je Ressource beantwortet, welche Person und welches Gerät trägt — mit der Quote, nicht mit dem Erlös, weil Kosten weiterlaufen und Erlöse nicht.

Voraussetzungen

• Ein vergebener Auftrag. Vorher gibt es nichts auszuwerten.
• Der Expertenmodus (Schalter in der Kopfleiste). Die Auswertungen setzen voraus, dass man weiß, was man liest.
• Für die Stundenzahlen: erfasste Zeiten (siehe Stunden erfassen). Für Soll-Stunden zusätzlich eine Kalkulation. Für die Rentabilität je Gerät ein K6-Blatt.

Die vier Kennzahlen im Kopf

Über allem steht der Stand: Datum und Uhrzeit der Berechnung. Eine Auswertung ohne Zeitpunkt ist nicht zitierfähig — man weiß nicht, ob die Rechnung von heute Morgen enthalten ist.

Schritt für Schritt

1. Projekt öffnen, Reiter Auswertungen. Er erscheint nach der Vergabe im Expertenmodus.
2. Die KPI-Zeile lesen — vier Kacheln, sie bleiben beim Reiterwechsel stehen.
3. „Woran es liegt" — die Karte, auf die es ankommt (siehe unten).
4. Soll/Ist je Leistungsgruppe durchgehen: hell ist beauftragt, dunkel abgerechnet; rot heißt abgerechnet über beauftragt.
5. ABC-Analyse ansehen: A sind die Positionen, die zusammen 80 % des Auftragswertes ausmachen, B bis 95 %, C der Rest. Typischerweise sind das 10 bis 20 % der Positionen. Prüfen und Verhandeln lohnt dort, nicht bei den 200 C-Positionen.
6. Stunden vergleichen: kalkuliert gegen erfasst, die Abweichung in Stunden und in Geld.
7. Zahlungsfluss: alle Rechnungen chronologisch mit kumulierter Summe und Anteil am Auftrag.
8. Exportieren, wenn die Zahlen in eine Besprechung sollen — CSV über das Menü rechts oben, mit Projektname und Stand in der Datei.

„Woran es liegt" — die Zerlegung, die aufgeht

Der übliche Vergleich „abgerechnet gegen beauftragt" ist während der Bauzeit falsch: Eine Position mit 10 von 30 aufgemessenen Einheiten ist zu einem Drittel fertig, keine Mindermenge.

Verglichen wird deshalb die erwartete Endsumme mit der Auftragssumme, und die Differenz wird restlos in Gründe zerlegt:

• Mehrmengen — mehr aufgemessen als beauftragt, bewertet mit dem beauftragten Einheitspreis. Zu jedem Zeitpunkt ein echter Befund.
• Preisabweichung — abgerechnet zu anderen Einheitspreisen als beauftragt.
• Ohne Auftragsposition — abgerechnet, obwohl die Position im Auftrags-LV nicht vorkommt. Der Satz sagt dazu, ob ein genehmigter Nachtrag sie deckt. Wenn nicht, ist die Forderung nicht belegt.
• Mindermengen — erst dann ein Betrag, wenn eine Schluss- oder Teilschlussrechnung vorliegt. Vorher stehen sie als Hinweis daneben, weil sie offener Restauftrag sind.

Die Beträge ergeben zusammen genau die Abweichung. Es wird nichts geschätzt und nichts doppelt gezählt.

Die Stunden sind der einzige Grund, der nicht auf die Endsumme wirkt, sondern auf den Deckungsbeitrag: Mehr Stunden als kalkuliert kosten Geld, ohne dass eine Rechnung größer wird. Verglichen wird anteilig zum Fortschritt — der Vergleich gegen die volle Kalkulation meldete am Baubeginn „3.976 Stunden gespart".

Personalkosten und Deckungsbeitrag

Die Personalkosten eines Projekts entstehen aus den geplanten und erfassten Stunden mal dem internen Stundensatz der jeweiligen Person; der Deckungsbeitrag ist das anerkannt Abgerechnete minus diese Kosten.

Beide Zahlen sehen nur Administration und Eigentümer der Organisation — sie sind kommerziell sensibler als der Rest. Wer sie nicht sehen darf, bekommt die Kacheln gar nicht erst zu Gesicht, keine Fehlermeldung.

Rentabilität je Ressource

Die zweite Sicht liegt unter Ressourcen → Rentabilität und beantwortet eine andere Frage: nicht „welche Baustelle trägt", sondern „welche Ressource verdient, welche kostet". Das ist die Frage, die man stellt, wenn über Anschaffungen und Personalstand entschieden wird.

Eine Regel erklärt alles daran: Kosten laufen weiter, Erlöse nicht.

• Ein Facharbeiter kostet seinen internen Satz für jede bezahlte Stunde — auch für Urlaub, Krankenstand und Werkstatt. Verrechnet wird nur die Projektstunde.
• Beim Gerät fällt die Vorhaltung an, ob es fährt oder auf dem Lagerplatz steht. Nur die Betriebskosten hängen am Einsatz.

Deshalb kann ein Deckungsbeitrag negativ sein, ohne dass jemand einen Fehler gemacht hat, und deshalb ist die Quote die eigentliche Kennzahl, nicht der Erlös. Die nicht verrechneten Stunden sind aufgeschlüsselt — Urlaub und Zeitausgleich, Krankenstand, Werkstatt und Internes, ohne Buchung im Kalender —, weil dort die Ursache liegt.

Ohne K6-Blatt sagt die Gerätezeile ausdrücklich „Vorhaltung nicht enthalten". Ein geratener Vorhaltesatz in einer Auswertung, die über eine Anschaffung entscheidet, wäre das Schlimmste.

Was die Zahlen nicht sagen

• Zahlungseingang. Der Zahlungsfluss zeigt den Rechnungsstand, nicht das Bankkonto.
• Baulichen Fortschritt. Der Fertigstellungsgrad ist wirtschaftlich. Eine teure Position kann fertig und eine billige offen sein.
• Qualität einer Kalkulation. Ohne Kalkulation fehlt die Soll-Seite bei den Stunden; die Fußzeile nennt dann, was für eine belastbarere Aussage nötig wäre.
• Stunden je Position. Gebucht wird auf Leistungsgruppen — feiner geht es nicht, und das ist eine bewusste Entscheidung zugunsten der Erfassungsqualität am Bau.

Häufige Fehler

• Beantragte Nachträge einrechnen. Sie erhöhen den Auftrag nicht; genehmigte tun es.
• Rechnungsentwürfe erwarten. In die Auswertungen zählen nur gestellte, in Prüfung befindliche und anerkannte Rechnungen — Entwürfe und Stornos nicht.
• Eine Zahl ohne Stand weiterreichen. Wer die Auswertung in eine Besprechung mitnimmt, nimmt den Stand mit; er steht im Kopf und im CSV.
• Aus einer negativen Ressourcenzeile sofort eine Kündigung ableiten. Erst die Quote und die Aufschlüsselung ansehen: Urlaub ist kein Hebel.

Was danach sinnvoll ist

Wenn die Abweichung an Zusatzleistungen liegt: Nachträge stellen und prüfen. Wenn sie an Stunden liegt: Stunden erfassen und K-Blätter — dort steht, welche Annahme den Ansatz getragen hat.