Abschlagsrechnung, Teilschluss- und Schlussrechnung am Bau — welche wann

Abschlag, Teilschluss, Schluss, Regie, Einzelrechnung — die Wahl der Rechnungsart entscheidet, ob die Summen am Ende aufgehen. Wer eine dritte Abschlagsrechnung als Einzelrechnung stellt, hat spätestens bei der Schlussrechnung eine Zahl, die niemand mehr nachvollzieht. Dieser Artikel erklärt die fünf Arten und den Prüflauf von Entwurf bis anerkannt. BauNormal führt kumulierte Rechnungen automatisch fort und tauscht den Prüfstand mit der Gegenseite als Datei aus.

Was Sie danach haben

Rechnungen, die die Prüfung nicht zurückschickt — weil die Art zur Sache passt, die Mengen richtig kumuliert sind und jede Zahl aus einem Aufmaß kommt. Und auf der Prüfseite: einen Ablauf, bei dem am Ende beide Seiten denselben Stand quittiert haben.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Kumuliert oder nicht — die Anwendung weiß es je Rechnungsart und rechnet den Vortrag selbst heraus.
• Die Mengen kommen aus den zugeordneten Aufmaßblättern, die Preise aus dem Vertrags-LV, die genehmigten Nachträge oben darauf.
• Gefordert und anerkannt stehen nebeneinander, je Position, mit Grund für jede Kürzung.
• Ein Prüf-Link genügt für externe Prüfer — kein Projektzugang, kein Konto.
• E-Rechnung an den Bund (ebInterface, Peppol, Übermittlung über den USP) ist derselbe Knopfdruck, kein zweites Programm.

Voraussetzungen

• Ein Auftrag mit Vertrags-LV (unter Meine Aufträge beim Auftragnehmer, im Projekt beim Auftraggeber).
• Aufmaßblätter mit den Mengen — siehe Aufmaßblatt anlegen. Eine Rechnung ohne Mengenermittlung ist eine Behauptung.

Die fünf Arten

Der Unterschied zwischen den beiden Gruppen ist der wichtigste Satz dieses Artikels.

Kumuliert heißt: jede Rechnung zeigt den Gesamtstand

Bei Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen führt die Anwendung kumulierte Mengen: Jede Rechnung nennt je Position den bis dahin erreichten Gesamtstand, und abgerechnet wird die Differenz zum Vortrag der vorigen Rechnung.

Das ist kein Formalismus, sondern der Mechanismus, der Doppelverrechnung verhindert. Wer die dritte Abschlagsrechnung stattdessen als frische Einzelrechnung mit „diesmal 40 m²" stellt, hat spätestens bei der Schlussrechnung eine Summe, die niemand mehr nachvollzieht — und die Prüfung rechnet dann von vorne.

Regie- und Einzelrechnung kumulieren nicht. Sie stehen für sich: eine Regieleistung, die einmal erbracht und einmal verrechnet wird. Deshalb gibt es dort keinen Vortrag.

Schritt für Schritt

1. Rechnung anlegen. Art wählen, Rechnungsnummer (fortlaufend, wird vorgeschlagen), Rechnungsdatum, Leistungszeitraum von/bis. Bei einer Teilschlussrechnung kommt die Nummer der Abschlagsrechnung dazu, auf der sie aufsetzt.
2. Aufmaßblätter zuordnen. Im Rechnungsdetail per Häkchen die Blätter wählen, die diese Rechnung belegen. Sie reisen im Datenträger mit und sind der Beleg für jede Menge. Änderbar ist die Zuordnung, solange die Rechnung Entwurf oder in Korrektur ist.
3. Mengen übernehmen und neu berechnen. Die Mengen kommen aus den Aufmaßblättern, die Preise aus dem Vertrags-LV — auf Cent, wie die ÖNORM A 2063 Preise führt. Genehmigte Preisnachträge und zusätzliche Positionen überschreiben dabei den ursprünglichen Preis; ein Mengennachtrag zu einer Vertragsposition wird zum Vertragspreis verrechnet. Abgelehnte Nachträge zählen nicht. Hinweise nennen bepreiste Eventual- und Wahlpositionen und Mengen über der Vertragsmenge.
4. Abzüge setzt der Auftraggeber, wo vereinbart: Deckungsrücklass, Haftrücklass, Pönale, Skonto. Das sind keine LV-Positionen, sondern Abzüge am Werklohn — ohne Menge und ohne Einheit.
5. Einreichen. Dabei erhält die Rechnung ihre fortlaufende Nummer (sie wird finalisiert). Dafür müssen Leistungszeitraum, USt-Satz und — bei Reverse Charge — die UID des Auftraggebers eingetragen sein; die Meldung nennt, was fehlt. Danach sind Positionen und Mengen gesperrt.
6. Prüfen (Auftraggeberseite): je Position anerkennen, teilweise anerkennen oder ablehnen. Eine Ablehnung verlangt eine Begründung.
7. Anerkennen. Erst damit ist die Rechnung Grundlage der Zahlung.
8. Stornieren, falls eine Rechnung mit Nummer falsch ist: Eine Stornorechnung mit eigener Nummer hebt sie auf, die ursprüngliche bleibt als Beleg erhalten. Danach stellen Sie die richtige Rechnung neu.

Die Statuskette — und was sie bedeutet

Daneben steht eine zweite Angabe, die Prüfung — der Stand der einzelnen Positionen: „offen (n)", „teilw. (n)", „geprüft", „abgeschlossen". Beide können auseinanderfallen, und das ist kein Fehler: Alle Positionen entschieden, die Rechnung selbst aber noch nicht anerkannt, ist ein normaler Zwischenstand.

Gefordert und anerkannt

Zwei Zahlen je Position, und der Unterschied ist die eigentliche Information: gefordert ist der Stand des Auftragnehmers, anerkannt der Stand nach der Prüfung. Der Rest steht als abgelehnter Betrag daneben.

Die Anwendung tauscht beides als ÖNORM-A-2063-Datenträger (ONRE) aus: einreichen, prüfen, korrigierte Prüfrechnung zurückspielen, beide Seiten quittieren denselben Stand. Ein externer Prüfer braucht dafür keinen Zugang zum Projekt — es gibt einen Prüf-Link, der nur bei seiner Erzeugung angezeigt wird. Kopieren Sie ihn sofort; ein späterer Abruf ist nicht möglich.

Was die Anwendung erzeugt — und was nicht

Sie erzeugt das Abrechnungs-LV und den Datenträger: die prüffähige Grundlage samt Mengen, Preisen, Aufmaßbezug und Beträgen je Leistungsgruppe. Die umsatzsteuerliche Rechnung mit Ihrem Briefkopf und Ihrem Nummernkreis stellen die meisten Firmen weiterhin aus ihrer Buchhaltung und legen das Leistungsverzeichnis bei. Das ist so gewollt — ein zweiter Rechnungsnummernkreis neben der Buchhaltung bringt nur Ärger mit der Finanz.

Eine Ausnahme: Für Rechnungen an Bundesdienststellen ist die E-Rechnung vorgeschrieben. Dafür gibt es den eigenen Weg unter Abrechnung an Bund — ebInterface beziehungsweise Peppol, wahlweise direkt über den USP übermittelt.

Häufige Fehler

• Falsche Art gewählt. Eine Regierechnung für Vertragsleistung nimmt die Position aus der Kumulierung heraus; die Summe stimmt danach nie wieder.
• Aufmaßblätter nicht zugeordnet. Der Datenträger hat dann keinen Beleg, und die Prüfung fragt nach — das kostet Wochen Zahlungsfrist.
• Nachträge nicht eingearbeitet. Genehmigte Nachtragspreise gelten erst nach dem Neuberechnen.
• Haftrücklass vergessen. Er wird ab der Abnahme einbehalten und ist der häufigste Grund für Differenzen bei der Schlussrechnung. Gerechnet wird er — wie der Deckungsrücklass — vom Bruttobetrag (inklusive USt, nach Nachlass, vor Skonto); bei Reverse Charge vom Nettobetrag.
• Skonto und Einbehalt verwechseln. Nur der Skonto ändert die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer; ein Rücklass tut es nicht.
• Nach dem Einreichen korrigieren wollen. Die Rechnung trägt dann ihre Nummer; geändert wird sie nur noch über Storno und neue Rechnung — also vor dem Einreichen lieber einmal mehr prüfen.
• Nach der Schlussrechnung weiter abrechnen. Eine gestellte Schlussrechnung schließt den Auftrag; weitere Mengen gehen über eine Regie- oder Einzelrechnung oder über Storno und neue Schlussrechnung.

Was danach sinnvoll ist

Der vollständige Ablauf von der Aufmaßzeile bis zum Datenträger steht in Von der Aufmaßzeile bis zum Abrechnungs-LV. Wenn Ihr Vertrag veränderliche Preise vorsieht: Gleitpreise nach ÖNORM B 2111. Und was am Ende herauskommt, lesen Sie in Kennzahlen und Auswertungen.