Benachrichtigungen — wer wann worüber informiert wird

Die teuersten Fehler am Bau sind übersehene Fristen. Eine überfällige Mängelbehebung, eine ablaufende Angebotsfrist, eine Rechnung, die zu lange in Prüfung liegt — alles Dinge, die niemandem auffallen, bis es zu spät ist. Dieser Artikel zeigt, was BauNormal wann meldet, wer es bekommt und wie man den Lärm abstellt, ohne das Wichtige zu verlieren.

Was Sie danach haben

Klarheit darüber, warum eine Meldung kam — und die Gewissheit, dass die Meldungen, auf die es ankommt (abgelaufene Frist, überfällige Mängelbehebung, geänderte Ausschreibung), Sie erreichen, ohne dass Sie in einer Flut von Kleinigkeiten untergehen.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Drei Wege mit klarer Aufgabenteilung: Glocke für „was war, während ich weg war", E-Mail für Eiliges, Handy-Mitteilung für die Baustelle.
• Eine Zeile je Vorgang und Tag, nicht je Feldänderung — sonst liest die Liste niemand.
• Fristen melden einmal, nicht jeden Morgen erneut. Eine Meldung, die sich wiederholt, wird ignoriert, und mit ihr alle anderen.
• Wer den Vorgang sehen darf, bekommt die Meldung — kein zweites Rechtemodell, das man getrennt pflegen müsste.
• Eigene Änderungen erhöhen den Zähler nicht. Man weiß, was man selbst getan hat.

Voraussetzungen

• Ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse. Nach der Registrierung kommt eine Bestätigungsmail; bis zum Klick darauf senden wir keine Benachrichtigungen (Passwort- und Sicherheitsmails schon). Wer sich über Google oder Apple anmeldet, ist damit bereits bestätigt.
• Für E-Mails zusätzlich Ihre Zustimmung — sie ist standardmäßig aus.
• Für Mitteilungen aufs Handy: ein Gerät, auf dem Sie den Schalter setzen, und ein Browser, der das unterstützt.

Drei Wege, und sie sind verschieden

Dazu kommt eine vierte, flüchtige Art: die kurze Rückmeldung nach einem Klick („gespeichert"). Sie ist keine Benachrichtigung, sondern eine Quittung, und verschwindet wieder.

Die Glocke

Sie sammelt, was in Ihrer Abwesenheit passiert ist, gruppiert nach Vorgang: eine Kopfzeile je Projekt oder Ausschreibung, darunter die einzelnen Neuigkeiten. Fristen stehen zuoberst und farblich abgesetzt, danach die Änderungen chronologisch.

Vier Eigenschaften, die man kennen sollte:

• Eine Zeile je Vorgang und Tag, nicht je Feldänderung. Wer eine Ausschreibung eine Stunde lang bearbeitet, erzeugt hunderte Änderungen; in der Glocke steht eine Zeile mit Zähler. Eine Liste, in der jede Eingabe steht, liest niemand.
• Ihre eigenen Änderungen sind sichtbar, aber ausgegraut und mit „von Ihnen" gekennzeichnet — und sie erhöhen den Zähler nicht. Eine Zahl, die nach der eigenen Eingabe hochspringt, fordert nur zum Wegklicken auf.
• Der Lesestand hängt am Bereich. Öffnen Sie ein Projekt, gilt dessen Stand als gesehen; einzelne Einträge lassen sich zusätzlich abhaken.
• Ein Klick springt an die Stelle, um die es geht — samt Reiter.

Aufbewahrt werden Benachrichtigungen 90 Tage. Sie sind ein Hinweis, kein Nachweis: Was passiert ist, steht in den Fachprotokollen der Ausschreibung, des Aufmaßblatts, der Rechnung, und die bleiben unberührt.

Was meldet

Fristen (einmal, nicht täglich erneut):

• Abnahmepunkt überfällig — die Frist zur Behebung ist verstrichen und nichts ist gemeldet.
• Termin oder Vertragstermin überschritten.
• Angebotsfrist läuft ab oder ist abgelaufen.
• Rechnungsprüfung offen über der vereinbarten Frist.
• Bindefrist eines Nachunternehmers läuft aus.

Ereignisse:

• Ausschreibung geändert oder in neuer Fassung freigegeben — geht an die eingeladenen Bieter, samt der automatisch ergänzten Liste der geänderten Positionen.
• Angebot eingereicht, Zuschlagsentscheidung, Absage.
• Rechnung eingereicht, Prüfung entschieden.
• Aufmaßblatt-Status gewechselt.
• Bautagebuch-Eintrag angelegt oder geändert.
• Neuer Beitrag in der Absprache zu einem Mangel — eine Zeile je Mangel, hochgezählt.
• Terminplan verschoben, wenn dort schon Personal eingeplant ist.
• Bitte eines Mitarbeiters, einen Personaleintrag anzulegen.
• Arbeitszeit noch nicht vollständig erfasst (Erinnerung an den Mitarbeiter).

Wer etwas bekommt

Die Regel ist einfach und hat bewusst keine zweite Wahrheit: Wer den Vorgang sehen darf, sieht auch die Meldung dazu. Es gibt kein eigenes Empfängermodell, das man getrennt pflegen müsste.

Zwei Feinheiten:

• Mängel und Abnahmepunkte gehen nur an den Auftraggeber und die zuständige Firma. Ohne Zuweisung gilt die Gewerk-Regel — dann sehen alle Firmen dieses Gewerks den Punkt.
• Abrechnung und Abo betreffen die Verwaltung Ihrer Organisation, nicht jedes Mitglied.

Warum wir die Adresse erst bestätigen lassen

Ein Tippfehler bei der Registrierung — ein Buchstabe im Firmennamen — und Fristmeldungen, Rechnungshinweise und Bautagebuch-Einträge gehen dauerhaft an einen Unbeteiligten. Auffallen würde es niemandem: Sie wundern sich, dass nichts kommt; der fremde Empfänger klickt auf „Spam", und darunter leidet die Zustellung aller übrigen Mails.

Deshalb gilt: Benachrichtigungen erst nach dem Bestätigungsklick. Nicht betroffen sind Passwort- und Sicherheitsmails, Einladungen und Mitteilungen mit Rechtsfolge (Zuschlag, Absage) — die gehen immer hinaus. Den Stand sehen Sie unter Mein Konto → Benachrichtigungen, dort lässt sich die Bestätigungsmail auch erneut senden.

Schritt für Schritt: einstellen

1. E-Mail-Adresse bestätigen — den Link aus der Bestätigungsmail anklicken. Fehlt die Mail: Mein Konto → Benachrichtigungen → „Bestätigungsmail erneut senden" (auch im Spam-Ordner nachsehen).
2. E-Mail-Benachrichtigungen einschalten — der Schalter sitzt in der Kopfzeile (mobil im Menü). Solange Sie weder zugestimmt noch den Hinweis weggeklickt haben, steht ein Streifen unter dem Kopf; das ist Absicht, denn ohne Zustimmung erreicht Sie keine Fristmeldung per Mail.
3. Abmelden geht jederzeit — über denselben Schalter oder den Abmeldelink in jeder Mail, ohne Anmeldung.
4. Mitteilungen aufs Handy aktivieren Sie unter Baustelle → Zeiten ganz unten. Das gilt je Gerät: Auf einem zweiten Handy muss der Schalter dort erneut gesetzt werden. Es werden dabei keine fachlichen Daten übertragen, nur Anlass und Link.
5. Nichts weiter einstellen. Es gibt bewusst keine Matrix „Ereignis × Kanal" — sie sieht nach Kontrolle aus und führt dazu, dass am Ende die eine wichtige Meldung abgeschaltet ist.

Was die Anwendung nicht tut

• Keine Mail an Ihre Kontakte. Einladungslinks werden angezeigt, nicht verschickt — Sie geben sie selbst weiter.
• Keine tägliche Wiederholung derselben Frist. Eine Meldung, die jeden Morgen dasselbe sagt, wird nach drei Tagen ignoriert — und mit ihr alle anderen.
• Kein Zählpixel in den Mails.
• Keine Werbung auf demselben Weg wie Fristen und Rechnungen. Wer Anleitungen abbestellt, bekommt weiterhin, was zum Vertrag gehört.

Wenn nichts ankommt

• Adresse bestätigt? Ohne Bestätigung gehen keine Benachrichtigungen hinaus — der Stand steht unter Mein Konto → Benachrichtigungen.
• Zustimmung geprüft? Ohne sie geht keine E-Mail hinaus.
• Richtige Adresse? Die Mails gehen an die Adresse des Kontos.
• Im Spam? Prüfen und den Absender freigeben.
• Liegt es an uns? Die Statusseite zeigt, ob Dienste ausgefallen sind.
• Betrifft es Sie überhaupt? Ohne Zugriff auf das Projekt gibt es keine Meldung — das ist keine Störung, sondern die Rechteregel.

Was danach sinnvoll ist

Die Fristen, die am häufigsten melden, entstehen in der Abnahme und im Terminplan. Wer Zugänge und Rollen vergibt, entscheidet damit auch, wer was zu sehen bekommt: Team, Rechte und Lizenzen.