Direktauftrag — vom Angebot bis zum Leistungsbericht für Endkunden

Ein Auftrag für einen Endkunden braucht kein Leistungsverzeichnis, keine Bieter und keine Vergabe. Er braucht ein Angebot, das der Kunde versteht, eine saubere Auftragserteilung, das Aufmaß und die Regiestunden während der Arbeit — und am Ende einen Beleg, der den Rechnungsbetrag erklärt. Genau das ist der Direktauftrag. Unter der Haube bleiben die Positionen so strukturiert wie in jeder Ausschreibung; fragt ein Generalunternehmer später nach einer ÖNORM-Datei, ist das ein Export, kein Umzug.

Was Sie danach haben

• Ein Projekt „Auftrag für einen Kunden“ mit Kunde, Angebot, Auftragsstatus, Regieberichten und Leistungsberichten an einem Ort.
• Angebot und Auftragsbestätigung als PDF in Ihrem Druckprofil, mit den Rechtstexten, die zum Kunden passen (Verbraucher oder Unternehmer).
• Eine Auftragserteilung, die dokumentiert ist: entweder vom Kunden per Link mit Namen, Zeitpunkt und bestätigter Summe — oder von Ihnen eingetragen mit Datum und Weg.
• Leistungsberichte mit geleisteten Mengen, Regie und Summen als Beleg zu jeder Rechnung, die Sie in Ihrer Buchhaltung schreiben.

Voraussetzungen

• Tarif Pro (die Kundenrechnung als Beleg ist der Grund für Pro; Angebot und Auftrag hängen daran).
• Ihre Unternehmensdaten und das Druckprofil sind gepflegt — beides steht auf Angebot und Auftragsbestätigung.
• Sie wissen, ob Ihr Kunde Verbraucher (Privatperson) oder Unternehmer ist. Das steuert Rechtstexte und Umsatzsteuer, siehe unten.

Schritt für Schritt

1. Projekt anlegen unter Neues Projekt mit der dritten Karte „Auftrag für einen Kunden“. Kundentyp wählen, Kunde als Name eintragen. Danach landen Sie direkt im Reiter „Angebot & Auftrag“.
2. Kunde vervollständigen: Adresse, E-Mail, Telefon; Kostenvoranschlag verbindlich oder unverbindlich. Gegenüber Verbrauchern gilt ein Kostenvoranschlag als verbindlich, wenn nicht ausdrücklich „unverbindlich“ daraufsteht (§ 5 KSchG) — der passende Satz steht dann auf dem PDF.
3. Angebot schreiben: eine Zeile je Leistung mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Preis je Einheit, darunter Nachlass und Umsatzsteuer. „Angebot speichern“, dann „Angebot als PDF“.
4. Auftrag erhalten — zwei Wege:

• „Link für den Kunden“: Sie geben den Link weiter, der Kunde sieht das Angebot ohne Konto und erteilt den Auftrag mit Namen und Häkchen. Bei Verbrauchern steht die Rücktrittsbelehrung dabei (14 Tage, FAGG), weil ein Vertrag per Link ein Fernabsatzgeschäft ist.
• „Auftrag erteilt eintragen“: wenn der Kunde mündlich, per E-Mail oder mit Unterschrift auf Papier beauftragt hat. Danach gibt es die Auftragsbestätigung als PDF.

1. Ausführen: Aufmaß im Aufmaßblatt (auch am Handy unter Baustelle), Regieberichte im Reiter „Regieberichte“ oder am Handy unter Baustelle → Regiebericht — Stunden mal Satz, Material, Fahrt.
2. Leistungsbericht erstellen: nimmt die geleisteten Mengen seit dem letzten Bericht (aus freigegebenen Aufmaßblättern, sonst die Angebotsmenge) und alle offenen Regieberichte, rechnet Nachlass und Umsatzsteuer und legt das PDF in die Projektdateien. Den Gesamtbetrag übernehmen Sie in Ihre Rechnung und legen den Bericht bei. Die Regieberichte sind ab dann eingefroren.

Was danach sinnvoll ist

• Verbraucher oder Unternehmer richtig setzen. Verbraucher: Kostenvoranschlag verbindlich, Rücktritt bei Auftrag per Link, Gewährleistung nach Gesetz, immer mit Umsatzsteuer — Reverse Charge gibt es nur zwischen Unternehmern. Unternehmer: ÖNORM B 2110 als Vertragsgrundlage, Übergang der Steuerschuld bei Bauleistungen möglich.
• Nachträge als weitere Positionen ins Angebot aufnehmen; die Freigabe hält fest, welche Summe der Kunde ursprünglich bestätigt hat.
• Kalkulation (Add-on nach ÖNORM B 2061) liefert die Preise je Einheit aus Kosten statt aus dem Bauchgefühl — die Positionen sind dieselben.
• Preisstamm pflegen: wiederkehrende Leistungen mit Einheit und Preis, damit das nächste Angebot in Minuten steht.

Häufige Fragen

Warum schreibt die App die Rechnung nicht selbst? Viele Betriebe haben ihre Rechnungsnummern, Zahlungsziele und den Steuerberater in der Buchhaltungssoftware. Der Leistungsbericht liefert den Beleg dazu. Eine Kundenrechnung aus der App ist vorbereitet und kommt, wenn Betriebe sie brauchen.

Genügt die Bestätigung per Link als Auftrag? Rechtlich ja: Name, Häkchen, Zeitpunkt und bestätigte Summe sind eine einfache elektronische Erklärung. Der Beweiswert ist geringer als bei einer Unterschrift; für große Summen können Sie zusätzlich die Auftragsbestätigung unterschreiben lassen.

Was passiert mit den Regieberichten nach dem Leistungsbericht? Sie stehen als „berichtet“ im Bericht und lassen sich nicht mehr ändern oder löschen — der Bericht ist ein Beleg. Neue Stunden kommen als neue Regieberichte in den nächsten Bericht.