Angebote vergleichen und den Bestbieter ermitteln

Der Preisspiegel ist der Moment, in dem sich zeigt, ob die Ausschreibung sauber war. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Angebote nebeneinanderlegen, auffällige Positionen erkennen und vom Billigst- zum Bestbieter kommen. BauNormal rechnet den Vergleich aus den eingereichten Datenträgern — Sie tippen keine Zahl ab, und die Bewertung nach Ihren Zuschlagskriterien entsteht aus denselben Daten.

Was Sie danach haben

Eine begründete Entscheidung. Nicht nur die Zahl, wer am billigsten ist, sondern eine nachvollziehbare Reihung, die Sie im Vergabevermerk auch in einem halben Jahr noch erklären können.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Alle Angebote in einer Tabelle, Position für Position, samt Ihrer eigenen Kostenschätzung als Vergleichsmaßstab.
• Auffälligkeiten werden markiert, nicht gesucht: Ausreißer nach oben und unten, fehlende Preise, Mischkalkulation.
• Wahl- und Eventualpositionen zählen nicht in die Summe — die Norm will es so, und der Vergleich hält sich daran.
• Die Bestbieterermittlung rechnet mit Ihren Gewichtungen und übernimmt Zahlenwerte aus Bieterlücken automatisch als Kriterium.
• Jede Bewertung bleibt nachvollziehbar und geht in den Vergabevermerk ein.

Voraussetzungen

• Abgelaufene Angebotsfrist und protokollierte Öffnung.
• Mindestens zwei eingereichte Angebote. Bei einem einzigen Angebot ist der Vergleich schnell erledigt, die Preisprüfung dafür umso wichtiger.

Schritt für Schritt

1. Preisspiegel öffnen. Jede Zeile ist eine Position, jede Spalte ein Bieter. Der günstigste Preis je Position ist hervorgehoben, unten stehen die Endsummen.
2. Die Kopfkarten lesen. Über der Tabelle steht je Bieter die Endsumme und die Abweichung zu Ihrer internen Schätzung. Der Chip „Bestbieter" markiert das aktuell günstigste eingereichte Angebot, der rote Chip „Prüfen" ein Angebot, das mindestens 25 Prozent unter dem Median der übrigen liegt.
3. Auffälligkeiten nachgehen. Ein auffällig niedriger Preis ist kein Ausschlussgrund, sondern ein Anlass zur vertieften Preisprüfung. Fragen Sie die Kalkulation der betreffenden Positionen an.
4. ABC-Analyse ansehen. Wenige Positionen machen fast immer den Großteil der Summe aus. Genau dort lohnt das genaue Hinschauen — nicht bei der Position über 40 Euro, bei der sich zwei Bieter um drei Euro unterscheiden.
5. Bestbieterermittlung, wenn nicht allein der Preis entscheidet: Zuschlagskriterien festlegen, Gewichte in Prozent vergeben, Angebote je Kriterium bewerten. Die Gesamtpunktzahl rechnet die Anwendung; der Bieter mit der höchsten Punktzahl ist der Bestbieter.

Zuschlagskriterien, die halten

Ein Kriterium taugt nur, wenn es vorher bekannt war und im Nachhinein überprüfbar ist. Drei Dinge, über die in der Praxis gestritten wird:

• Gewichte vor der Ausschreibung festlegen, nicht danach. Kriterien, deren Gewichte erst entstehen, wenn die Angebote auf dem Tisch liegen, halten keiner Anfechtung stand.
• Qualität messbar machen. „Qualität der Ausführung 20 %" ist kein Kriterium, sondern eine Absichtserklärung. Referenzprojekte in vergleichbarer Größe, Anzahl Fachkräfte mit einer bestimmten Ausbildung, garantierte Reaktionszeit — das lässt sich bewerten.
• Nicht doppelt zählen. Wenn die Ausführungsfrist schon im Preis steckt, weil Sie eine Beschleunigungsposition ausgeschrieben haben, dann bewerten Sie sie nicht zusätzlich als Kriterium.

Wo Vergleiche schieflaufen

• Nicht vergleichbare Bieterlücken. Wenn zwei Angebote verschiedene Fabrikate mit verschiedenen Kennwerten anbieten, vergleichen Sie zwei verschiedene Leistungen. Das ist meist ein Problem des Leistungsverzeichnisses, nicht der Angebote.
• Wahl- und Eventualpositionen mitgerechnet. Beide zählen nach ÖNORM A 2063 nicht in die Normalangebotssumme. Ein Preis ohne Summenwirkung ist dort normal und gewollt.
• Spekulative Einzelpreise. Ein Bieter setzt Positionen, deren Mengen erfahrungsgemäß steigen, hoch an und drückt dafür anderswo. Die Endsumme sieht gut aus, die Schlussrechnung nicht. Der Preisspiegel zeigt so etwas zeilenweise — dafür ist er da.

Was danach sinnvoll ist

Steht die Entscheidung, geht es weiter mit Zuschlag und Vertrags-LV.