Vergabeverfahren führen — A 2050, BVergG und der Vergabevermerk

Ein öffentliches Vergabeverfahren ist vor allem eine Dokumentationsaufgabe: Wer welche Entscheidung wann und warum getroffen hat, muss am Ende nachvollziehbar sein — sonst ist der Zuschlag angreifbar. Dieser Artikel zeigt den Ablauf von der Wahl des Regimes (ÖNORM A 2050 oder BVergG) bis zum Vergabevermerk. BauNormal führt den Ablauf als Zeitstrahl mit, kennt die Schwellenwerte und stellt den Vergabevermerk aus dem zusammen, was unterwegs ohnehin erfasst wird.

Was Sie danach haben

Ein Verfahren, dessen Ablauf sichtbar ist — als Zeitstrahl mit erledigten, laufenden und offenen Schritten —, und am Ende einen Vergabevermerk: den prüffähigen Bericht darüber, was Sie warum entschieden haben. Wer öffentlich vergibt, braucht ihn; wer privat vergibt, will ihn spätestens dann, wenn ein unterlegener Bieter nachfragt.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Der Zeitstrahl zeigt, wo das Verfahren steht — erledigt, laufend, offen —, abgeleitet aus den Daten, nicht aus Häkchen, die jemand setzen muss.
• Schritte, die Ihre Verfahrensart nicht kennt, stehen als „nicht anwendbar" statt einfach zu fehlen. Man sieht, dass nichts vergessen wurde.
• Der Schwellenwert wird zum Stichtag bestimmt (Auftragsart, Stellung des Auftraggebers) — und sagt ehrlich „nicht bestimmbar", statt mit einem veralteten Wert zu rechnen.
• Der Geheimwettbewerb ist echt: bis zum Öffnungstermin sieht niemand die Angebotssummen, auch Sie nicht.
• Der Vergabevermerk entsteht auf Knopfdruck aus Verfahren, Eignungsprüfung, Angeboten, Öffnungsniederschrift, Bieteranfragen und Zuschlagsentscheidung — druckfertig.

Voraussetzungen

• Eine Ausschreibung im Projekt.
• Das Vergabeprozess-Modul. Ohne es bleibt die Anwendung bei „kein geführtes Verfahren" — Sie können ausschreiben, vergleichen und vergeben, aber ohne Verfahrensführung. Was aktiv ist, steht unter Abo.

Zuerst: welches Regime gilt

Das ist die Entscheidung, aus der alles Weitere folgt.

Unter A 2050 gibt es keine Stillhaltefrist — das ist der auffälligste Unterschied im Ablauf.

Verfahrensart, Auftragsart, Leistungsbeschreibung

• Verfahrensart: offenes, nicht offenes oder Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft, Rahmenvereinbarung, elektronische Auktion, Direktvergabe. Sie bestimmt Ablauf und Fristen — und welche Panels später überhaupt erscheinen.
• Auftragsart: Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrag.
• Leistungsbeschreibung: konstruktiv (klassisches Leistungsverzeichnis) oder funktional (Leistungsprogramm — Sie beschreiben das Ergebnis, nicht die Einzelpositionen).

Nach der Freigabe ist die Verfahrensart gesperrt. Bieter kalkulieren auf dieser Grundlage; sie im Laufen zu ändern wäre ein Verfahrensfehler, kein Bedienfehler.

Der Schwellenwert entscheidet mit

Der geschätzte Auftragswert netto entscheidet über Ober- oder Unterschwellenbereich und damit über Bekanntmachungspflicht, zulässige Verfahrensarten und Fristen. Bei Liefer- und Dienstleistungen zählt zusätzlich die Stellung des Auftraggebers (zentrale staatliche Stelle, sonstige öffentliche Stelle, Sektorenauftraggeber) — dafür gelten unterschiedliche Schwellen.

Zwei Dinge, die man wissen muss:

• Maßgeblich ist der Wert am Tag der Verfahrenseinleitung. Die EU passt die Schwellen alle zwei Jahre an.
• Steht „Schwellenwert nicht bestimmbar", ist für diesen Stichtag kein geprüfter Wert hinterlegt. Dann tragen Sie den geltenden Wert nach, statt mit einem veralteten weiterzurechnen. Die Anwendung rät hier bewusst nicht.

Bei Losvergabe zählt für die Schwelle der Gesamtwert des Vorhabens, nicht der einzelne Teil. Die Aufteilung ist kein Weg unter die Schwelle.

Schritt für Schritt

1. Regime, Verfahrensart und Auftragsart im Setup der Ausschreibung erfassen, dazu den geschätzten Auftragswert.
2. Zuschlagsprinzip festlegen: Bestbieter (Zuschlagskriterien mit Gewichtung müssen vor der Freigabe feststehen) oder Billigstbieter.
3. Eignungsanforderungen im Reiter Eignung erfassen — siehe Eignung prüfen und Nachweise bereithalten.
4. Fristen setzen: Angebotsfrist, Uhrzeit der Angebotsöffnung, Bindefrist. Der Öffnungstermin muss auf oder nach der Angebotsfrist liegen.
5. Freigeben — erst danach lässt sich einladen.
6. Bekanntmachung erfassen (bei BVergG): Datum, Medium (TED, ANKÖ, national) und Bekanntmachungsnummer. Ab dem Veröffentlichungstag laufen die Angebotsfristen, und die Nummer ist der Nachweis im Vergabevermerk. Ein Versand an TED findet in der Anwendung nicht statt — sie hält fest, was veröffentlicht wurde.
7. Bieteranfragen beantworten — die Antwort geht an alle Teilnehmer, nicht nur an den Fragenden. Alles andere wäre ein Wettbewerbsvorteil.
8. Öffnung protokollieren nach Fristende. Bis dahin sind die Angebotssummen für niemanden einsehbar, auch nicht für Sie — der Geheimwettbewerb ist keine Anzeigeeinstellung.
9. Prüfen und entscheiden: Eignung, Preisprüfung, gegebenenfalls Aufklärung bei ungewöhnlich niedrigem Preis, Ausscheiden mit Grund, dann die Zuschlagsentscheidung mit Begründung.
10. Zuschlag erteilen — bei BVergG erst nach Ablauf der Stillhaltefrist und nach den Mitteilungen an die unterlegenen Bieter.
11. Vergabevermerk erzeugen und ablegen.

Verfahrensspezifische Schritte

Was zusätzlich erscheint, hängt an der Verfahrensart: Verhandlungsrunden führen, die elektronische Auktion starten, Dialogphasen dokumentieren oder Abrufe aus einer Rahmenvereinbarung erfassen. Schritte, die Ihr Verfahren nicht kennt, stehen ausdrücklich unter „in diesem Verfahren nicht anwendbar" — sie fehlen absichtlich, nicht versehentlich.

Der Vergabevermerk

Er wird nicht getippt, sondern zusammengetragen: Verfahrensangaben, Eignungsanforderungen und ihre Prüfung, alle Angebote mit Preis, Status, Partnern und Varianten, die Öffnungsniederschrift, die veröffentlichten Bieteranfragen samt Antworten und die Zuschlagsentscheidung mit Begründung. Ausgabe als druckbarer Bericht.

Damit er etwas taugt, muss unterwegs mitgeschrieben werden — jeder Ausscheidungsgrund, jede Aufklärung, jede Begründung. Wer das nachträglich rekonstruiert, schreibt eine Erzählung, keinen Vermerk.

Wird das Verfahren widerrufen, gehört der Grund ebenfalls hinein; der Bericht trägt danach einen Warnhinweis.

Häufige Fehler

• Zuschlagskriterien nach der Freigabe ändern. Sie müssen vorher feststehen und bekannt sein.
• Eine Bieteranfrage einzeln beantworten. Die Antwort geht an alle.
• Vor Ablauf der Stillhaltefrist zuschlagen (BVergG). Der Zuschlag ist dann angreifbar.
• Losverzicht nicht begründen. Die Aufteilung ist im BVergG der Regelfall; wer nicht aufteilt, muss sagen warum — der Text gehört in den Vermerk.
• Bekanntmachungsnummer nicht erfassen. Sie ist der Nachweis, dass und wo veröffentlicht wurde.
• Den Vermerk erst am Ende anfangen. Er entsteht aus dem, was während des Verfahrens erfasst wurde.

Was danach sinnvoll ist

Der praktische Ablauf mit den Bietern steht in Bieter einladen und Fristen setzen, die Wertung in Angebote vergleichen und der Abschluss in Zuschlag erteilen.