Konto löschen, Mitarbeiter entfernen, Unternehmen auflösen

Jemand verlässt das Unternehmen, oder das Unternehmen verlässt die Anwendung. Beides soll ohne Datenverlust gehen: Was ein Mitarbeiter angelegt hat, gehört dem Unternehmen; was zwei Unternehmen verbindet, gehört beiden. Dieser Artikel zeigt die drei Wege und was dabei mit den Daten passiert.

Was Sie danach haben

Ein Team ohne verwaiste Projekte, Konten, die niemand mehr nutzen kann, und die Gewissheit, dass Ihre Partner ihre Unterlagen behalten — auch wenn Sie gehen.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Übertragung statt Verlust: Beim Entfernen eines Mitarbeiters gehen Projekte, Ausschreibungen, Dokumente, Vorlagen und Kalkulationen an einen Nachfolger über.
• Historie bleibt lesbar: Freigaben, Änderungen und Tagesberichte zeigen weiter, wer sie gemacht hat — nach einer Kontolöschung als „Ehemaliger Benutzer".
• Partner bekommen ihre Unterlagen: Löst sich ein Auftraggeber auf, erhalten die Bieter ihre Ausschreibungen, Angebote, Aufmaße und Rechnungen als Dateien in ein Archiv-Projekt.
• 14 Tage Karenz mit Widerruf, bevor endgültig gelöscht wird.

Voraussetzungen

• Mitarbeiter entfernen: Sie sind Administrator der Organisation, und es gibt einen weiteren aktiven Benutzer, der die Daten übernehmen kann.
• Konto selbst löschen: Ihr Konto gehört zu keiner Organisation.
• Unternehmen auflösen: Sie sind der letzte aktive Administrator; keine Rechnung an Ihre Organisation ist offen; keine Ausschreibung hat eine laufende Angebotsfrist.

Schritt für Schritt

Einen Mitarbeiter entfernen (Administrator)

1. Team & Rechte öffnen, in der Zeile des Mitarbeiters das ⋯-Menü → Aus der Organisation entfernen …
2. Nachfolger wählen — einen aktiven Benutzer Ihrer Organisation. Er übernimmt alle Projekte, Ausschreibungen, Dokumente und Vorlagen der Person.
3. Optional Konto zusätzlich löschen ankreuzen. Ohne Häkchen bleibt das Konto bestehen und kann einem anderen Unternehmen beitreten.
4. Entfernen und übertragen. Der Lizenzplatz wird frei; der Nachfolger bekommt eine E-Mail.

Der letzte aktive Administrator lässt sich nicht entfernen — zuerst jemand anderen zum Administrator machen oder das Unternehmen auflösen. Mitarbeiter können sich nicht selbst entfernen; das ist Absicht, damit kein Projekt ohne Zuständigen zurückbleibt.

Das eigene Konto löschen

Unter Konto → Profil ganz unten steht Konto löschen. Was dort möglich ist, hängt davon ab, wo Ihr Konto steht:

• Ohne Organisation: Passwort bestätigen, fertig. Name, E-Mail und Anmeldedaten sind sofort weg; die E-Mail-Adresse ist wieder frei.
• Mitglied einer Organisation: Ihr Administrator entfernt Sie (siehe oben) und kann das Konto dabei gleich mit löschen.
• Letzter Administrator: Der Weg führt über das Auflösen des Unternehmens.

Das Unternehmen auflösen (letzter Administrator)

1. Unternehmensdaten → Firma, ganz unten die Karte Organisation auflösen. Sie nennt, was noch im Weg steht: offene Rechnungen, Ausschreibungen mit laufender Angebotsfrist, weitere Administratoren.
2. Projekte exportieren — je Projekt ein ZIP mit allen Daten. Danach gibt es keinen Zugriff mehr.
3. Organisation auflösen … — Häkchen für den Export setzen, Firmennamen eintippen, beantragen.
4. Karenz: Der Zugang ist ab sofort gesperrt; die Löschung erfolgt nach 14 Tagen. Bis dahin können Sie unter Unternehmensdaten widerrufen — dann geht es sofort weiter.

Beim Antrag bekommen Unternehmen, die in Ihren Projekten angeboten, abgerechnet oder aufgemessen haben, ein Archiv-Projekt mit ihren Unterlagen. Umgekehrt bleiben Ihre Angebote in Projekten anderer Unternehmen dort erhalten — mit dem Vermerk „Gelöschtes Unternehmen".

Was danach sinnvoll ist

• Nach dem Entfernen eines Mitarbeiters: den Nachfolger kurz durch seine neuen Projekte führen — die Zuständigkeit ist übertragen, das Wissen nicht.
• Vor dem Auflösen: die Projekt-Exporte an einem Ort ablegen, an den das Unternehmen auch in sieben Jahren noch kommt. Die Archiv-Pakete Ihrer Partner brauchen Sie nicht zu verteilen — das erledigt BauNormal beim Antrag.

Wichtig zu wissen

• Rechnungsdaten der Software-Nutzung bleiben sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 BAO), anonymisiert; danach werden sie endgültig entfernt.
• Laufende Angebotsfrist blockiert die Auflösung: Bieter dürfen nicht ohne Ergebnis zurückbleiben. Ausschreibung widerrufen oder die Frist abwarten.
• Nichts wird still gelöscht: Jede Sperre nennt ihren Grund und den Weg, der sie aufhebt.