Bauabnahme durchführen und das Abnahmeprotokoll erstellen

Die Abnahme ist der Termin, an dem sich entscheidet, ob Gewährleistung, Haftrücklass und Zahlung laufen — und ob am Ende ein Protokoll steht, das trägt. Dieser Artikel zeigt, wie Mängel am Plan verortet, entschieden und abgearbeitet werden, und was „wesentlich" nach ÖNORM B 2110 praktisch bedeutet. BauNormal führt jeden Punkt mit Frist, Zuständigkeit und Verlauf und sagt jederzeit, was der Abnahme noch entgegensteht.

Was Sie danach haben

Ein Abnahmeprotokoll, das trägt: jeder Punkt am Plan verortet, mit Frist, zuständiger Firma, Fotos und einer Entscheidung, die mit Namen und Zeitpunkt im Verlauf steht. Und vorher die Antwort auf die Frage, die vor jeder Abnahme im Raum steht — kann abgenommen werden, und wenn nein, woran liegt es.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Die Karte „Bereit für die Abnahme?" nennt genau das, was noch aufhält — das Protokoll bleibt bis dahin gesperrt.
• Punkte liegen am Plan, nicht in einer Liste — auch bei mehrseitigen Plänen, mit Sprung auf die richtige Seite.
• Jede Entscheidung steht mit Namen und Zeitpunkt im Verlauf, den beide Seiten sehen.
• Überfällige Punkte melden sich von selbst — täglich per E-Mail, einmal je Punkt, nicht jeden Morgen aufs Neue dieselbe Zeile.
• Das Abnahmeprotokoll entsteht als PDF aus dem, was ohnehin erfasst ist — gefiltert nach Status oder zuständiger Firma.

Voraussetzungen

• Ein Projekt mit einem hochgeladenen Plan. Die Punkte werden darauf verortet; ohne Plan ist „Plan hochladen" die erste Handlung.
• Erfasste Mängel und Restleistungen. Wie sie am Bau entstehen, steht in Mängel erfassen.
• Als Auftragnehmer: ein Zuschlag in diesem Projekt.

Wesentlich oder geringfügig — die Entscheidung, um die es geht

Nach ÖNORM B 2110 hängt daran, ob abgenommen werden darf:

• Wesentlich heißt: Der Mangel hindert die Abnahme. Solange er offen ist, wird nicht abgenommen.
• Geringfügig heißt: Die Abnahme ist mit Vorbehalt möglich. Der Mangel kommt ins Protokoll und bleibt zu beheben.

Diese Einstufung trifft der Auftraggeber — es ist seine Beurteilung. Im geöffneten Punkt steht sie unter „Bedeutung für die Abnahme" und lässt sich ändern.

Zwei Dinge nehmen einem Punkt die aufhaltende Wirkung, ohne ihn zu erledigen:

• „Mit Vorbehalt in die Abnahme nehmen" — der Mangel bleibt offen und ist weiter zu beheben, hält die Abnahme aber nicht mehr auf.
• Eine gemeldete Behebung. Sonst könnte das Hinauszögern der Prüfung die Abnahme blockieren.

Die Karte „Bereit für die Abnahme?" nennt jederzeit, was noch entgegensteht. „Protokoll erstellen" bleibt bis dahin gesperrt.

Schritt für Schritt

1. Projekt öffnen, Reiter Abnahme. Der Kopf nennt die Bilanz: wie viele Punkte, wie viele offen, wie viele auf Prüfung warten, wie viele akzeptiert, wie viele überfällig.
2. Punkte setzen. In den Plan klicken, Titel, Beschreibung und Frist erfassen, Fotos anhängen. Bei mehrseitigen Plänen gehört ein Punkt zu der Seite, die gerade zu sehen ist — der Dialog nennt sie zur Kontrolle.
3. Zuständigkeit setzen. Eine Firma zuweisen (wählbar sind nur Firmen mit Zuschlag in diesem Projekt) oder das Gewerk stehen lassen. Die Zuweisung steuert, wer den Punkt sieht und Meldungen dazu bekommt.
4. Behebung melden (Auftragnehmer): mit Begründung, gern mit Foto. Der Punkt geht damit in „behoben" und wartet auf die Entscheidung.
5. Entscheiden (Auftraggeber): akzeptieren oder abweisen. Eine Abweisung verlangt eine Begründung; der Auftragnehmer kann danach erneut melden.
6. Absprache nutzen, statt zu telefonieren: Rückfragen, Terminabsprachen und Zwischenstände gehören in den Faden im Punkt-Detail. Beide Seiten sehen denselben Verlauf.
7. Protokoll erzeugen, sobald nichts mehr entgegensteht — als PDF, filterbar nach Status und bei mehreren Firmen nach zuständiger Firma.

Die vier Zustände

Ein Punkt in „behoben" ist nicht überfällig, auch wenn die Frist verstrichen ist: geliefert ist geliefert, die Aufgabe liegt beim Auftraggeber. Überfällig ist nur, was offen und über der Frist ist — das erscheint rot mit ⚠ und meldet sich täglich per E-Mail.

„Akzeptieren" lässt sich nicht zurücknehmen. Die Knöpfe erscheinen nur, solange der Punkt in „behoben" steht; die Entscheidung steht danach mit Namen und Zeitpunkt im Verlauf, den beide Seiten sehen. Deshalb fragt die Anwendung vorher.

Eigene interne Punkte (als Auftragnehmer)

Sie können eigene Punkte anlegen — Ihre Restleistungs- und Mängelliste, mit der Sie Ihre Leute steuern, bevor Sie die Leistung zur Abnahme melden. Diese Punkte sind ausschließlich für Ihre Organisation sichtbar, ausdrücklich auch nicht für den Auftraggeber; er erfährt weder Fristen noch Statuswechsel. In der Liste tragen sie den Hinweis „Intern".

Teilabnahme, Endabnahme, Mängelprotokoll — wer was meint

Am Bau laufen drei Begriffspaare durcheinander, und weil an ihnen Fristen hängen, lohnt die Unterscheidung:

• Übernahme oder Abnahme. Die ÖNORM B 2110 spricht von der Übernahme; im Sprachgebrauch heißt derselbe Vorgang Abnahme, in Deutschland regelt ihn § 12 VOB/B. Gemeint ist immer der Zeitpunkt, an dem der Auftraggeber die Leistung als vertragsgemäß entgegennimmt.
• Teilabnahme oder Endabnahme. Eine Teilabnahme betrifft einen in sich abgeschlossenen Teil — ein fertiges Geschoss, ein Gewerk, das anderen den Weg freimacht. Die Endabnahme betrifft das ganze Werk nach Fertigstellung. Für beide gilt derselbe Ablauf; nur der Umfang unterscheidet sich, und die Gewährleistung beginnt jeweils für das, was übernommen wurde.
• Mängelprotokoll oder Abnahmeprotokoll. Ein Mängelprotokoll hält fest, was bei einer Begehung gefunden wurde — es kann lange vor der Abnahme entstehen und dient dazu, Mängel abzuarbeiten. Das Abnahmeprotokoll ist die Niederschrift über den Übernahmetermin selbst: Anwesende, Datum, Vorbehalte, offene Mängel mit Frist und die Folgen. In BauNormal entstehen beide aus denselben Punkten — Sie führen die Liste einmal und drucken sie in der Fassung, die Sie gerade brauchen.

Häufige Fehler

• Alles als wesentlich einstufen. Dann ist keine Abnahme möglich, und die Einstufung verliert ihre Aussagekraft. Wesentlich ist, was den vertragsgemäßen Gebrauch hindert.
• Punkte ohne Frist. Ohne „zu beheben bis" gibt es keine Überfälligkeit, keine Erinnerung und keinen Druck.
• Keine Firma zuweisen. Dann sehen alle Firmen des Gewerks den Punkt und keine fühlt sich zuständig.
• Absprachen per Telefon. Was nicht im Faden steht, existiert später nicht — und genau darüber wird gestritten.
• Die Abnahme am Handy erledigen wollen. Erfassen ja, entscheiden nein: Die Abnahme gehört an den Schreibtisch, mit dem Vertrag daneben.

Was danach sinnvoll ist

Nach der Abnahme läuft die Gewährleistung, und der Haftrücklass wird einbehalten — beides betrifft die Schlussrechnung. Restleistungen, die zu Zusatzaufträgen werden, gehören in Nachträge.