Bieter einladen und Fristen setzen

Zwischen der fertigen Ausschreibung und dem ersten Angebot liegen drei Dinge, die schiefgehen können: die Einladung, die Fristen und die Bieteranfragen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Firmen einladen, welche Frist was bedeutet und wie die Öffnung abläuft. Bei BauNormal bekommt jede Firma einen Zugangslink statt eines Mailanhangs — sie arbeitet damit an genau dem Stand, den Sie freigegeben haben, und Sie sehen jederzeit, wer noch fehlt.

Was Sie danach haben

Eine freigegebene Ausschreibung, die bei den eingeladenen Firmen liegt, und eine Liste, auf der Sie jederzeit sehen, wer schon abgegeben hat und wer nicht.

Was BauNormal dabei abnimmt

• Ein Link je Firma statt Dateiversand. Der Bieter braucht kein Konto anzulegen, mehrere Personen einer Firma arbeiten am selben Angebot, eingereicht wird genau einmal.
• Die Teilnehmerliste beantwortet die Frage vor der Öffnung: wer hat eingereicht, wer hat begonnen, wer hat noch nichts getan.
• Bieteranfragen gehen als Antwort an alle — der Gleichbehandlung wegen, ohne dass Sie Verteiler pflegen.
• Fristen und Öffnungstermin werden gegeneinander geprüft; eine Öffnung vor Fristende lässt die Anwendung gar nicht erst zu.
• Erinnerungen laufen automatisch — an Sie, wenn eine Frist ausläuft, und an den Bieter, wenn seine Bindefrist endet.

Voraussetzungen

• Ein vollständiges Leistungsverzeichnis: Mengen erfasst, Ausschreiberlücken gefüllt, offene Punkte abgearbeitet.
• Die Pflichtangaben zur Revision. Vor der Freigabe zeigt der Reiter Übersicht, was noch fehlt.
• Die E-Mail-Adressen der Firmen, die anbieten sollen.

Schritt für Schritt

1. Freigeben. Mit der Freigabe wird das Leistungsverzeichnis revisionssicher gesperrt. Ab da ändert sich nichts mehr still im Hintergrund — das ist der ganze Zweck der Übung, denn die Bieter kalkulieren auf diesem Stand. Wollen Sie später doch etwas ändern, erstellen Sie eine neue Revision mit Änderungsgrund.
2. Reiter Einreichungen öffnen. Vor der Freigabe gibt es ihn nicht.
3. Bieter einladen. Jede eingeladene Firma bekommt einen Zugangslink. Der Link gilt organisationsweit: Mehrere Personen derselben Firma arbeiten am selben Angebot, eingereicht wird genau einmal.
4. Frist eintragen. Die Angebotsfrist gehört an die Ausschreibung, nicht in den Begleittext der E-Mail. Nur so kann die Anwendung nach Fristablauf sperren.
5. Eingang verfolgen. Eingeladene und Einreichungen stehen in einer Liste, weil die Frage vor der Öffnung lautet: Wer fehlt noch?
6. Bieteranfragen beantworten. Die Antwort geht an alle Teilnehmer — bei einem förmlichen Verfahren ist das keine Höflichkeit, sondern Pflicht.
7. Nach Fristende die Öffnung protokollieren. Erst danach sind die Angebotsinhalte einsehbar.

Die Status in der Teilnehmerliste

• Eingeladen — eine Einladung ist ausgestellt, es liegt noch kein Angebot vor.
• Entwurf — zur Einladung gibt es schon ein begonnenes Angebot, etwa einen gespeicherten Preis. Ob jemand den Link geöffnet hat, wird nicht erfasst; wir zeigen nur, ob ein Entwurf existiert.
• Eingereicht — das Angebot ist final abgegeben und für diese Firma abgeschlossen.

Wenn zwei Tage vor Ende die halbe Liste auf „Eingeladen" steht, ist das ein guter Zeitpunkt zum Telefonieren. Ein Bieter, der gar nicht angefangen hat, wird selten über Nacht fertig.

Geheimwettbewerb

Ist ein Vergabeverfahren mit Öffnungstermin gesetzt, bleiben die Angebotssummen bis zu diesem Termin für niemanden einsehbar — auch nicht für Sie als Autor der Ausschreibung. Solange das gilt, steht oben ein Banner. An dieser Sperre entscheidet sich, ob ein Vergabeverfahren später angreifbar ist oder nicht.

Fristen, die man leicht verwechselt

• Angebotsfrist — bis wann angeboten werden kann. Läuft minutengenau ab.
• Bindefrist — wie lange der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Zu kurz gewählt, und Sie verhandeln nach der Prüfung mit jemandem, der nicht mehr muss.
• Ausführungsfrist — wann gebaut wird. Gehört ins Leistungsverzeichnis, nicht in die Terminverwaltung der Ausschreibung.

Bei einem Verfahren nach BVergG kommt die Bekanntmachung dazu: Datum, Medium und Bekanntmachungsnummer erfassen Sie im Reiter Verfahren. Ab dem Veröffentlichungsdatum laufen die Fristen, nicht ab dem Tag, an dem Sie die Einladungen verschickt haben.

Was danach sinnvoll ist

Wenn die Angebote da sind: Angebote vergleichen und den Bestbieter ermitteln.